SalesforceとNotionの使い分け術！二重入力の手間を防ぐコツ
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SalesforceとNotion、どちらも強力なツールですが、「顧客情報をどこまで入れるか？」「議事録はどこで管理するか」といった使い分けに悩む企業は少なくありません。明確なルールがないまま運用すると、情報が散在して取り出せなくなったり、手作業による二重入力の手間が発生して現場が情報共有を面倒に感じ、結果としてデータが蓄積されなかったりする事象が起きてしまうこともあります。それぞれのツールの特性を理解し、適切な役割を与えることが、組織全体の生産性を高める鍵となります。 こちらでは、SalesforceとNotionの使い分けにおける判断基準、各ツールが得意とする情報の性質と社内での役割設定、そして情報の二重入力の手間を防ぐための連携のコツについてご紹介します。
Modelistは、SalesforceとNotionの併用による「二重入力の手間からデータが入力・共有されない」という事象と、それによって引き起こされる「正しい予実管理や経営判断ができない」という企業の本質的な課題に対し、Salesforceの不得意領域をNotionで補完するためのCRM構築と伴走支援を提供しています。 Salesforce内でナレッジ共有のオペレーションを整理し、パートナー企業への研修等を実施してきた代表・呉縞慶一の知見に基づき、各ツールの役割分担を明確に定義します。使い分けを提唱しつつも、企業によってはNotionのみでの運用も可能であるなど、あくまでNotionを主軸として現場が迷わず自然とデータを蓄積できる環境を作り上げます。 日々の業務フローのなかにツールの使い方を自然に組み込むことで、現場の入力負担を減らしながら、経営に必要なデータが自然に集約できる状態を実現いたします。 さらに、組織や個人の壁を超えてイノベーションやコラボレーションを生み出す人材（デジタルバウンダリースパナー）の育成や伴走型の顧問支援を通じて、ツール導入に留まらず、社員一人ひとりが自律的にデータを活用して成果を出せる組織へと導きます。ツールの使い分けや連携の最適化に関するご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
SalesforceとNotionを効果的に併用するためには、それぞれのツールの特性に基づいた明確な判断基準を持つことが大切です。どちらも情報を管理するツールですが、得意とするデータの種類や管理方法が異なります。
基本の判断は、データが構造化されているか、非構造化であるかという点です。Salesforceは、顧客名、電話番号、商談金額、フェーズなど形式が決まった構造化データの管理に最適であり、集計や分析、グラフ化も容易に行えます。
一方でNotionは、議事録、企画書、マニュアル、アイデアメモなど形式が自由な非構造化データの管理に適しており、テキストや画像、動画を組み合わせたドキュメント作成やナレッジ共有に強みを発揮します。
情報の性質による使い分けも有効です。Salesforceは、日々更新される商談の進捗や活動記録など、フロー情報の管理に向いており、常に最新状態を把握して次のアクションに活かせます。対するNotionは、社内規定や業務マニュアル、ノウハウ集など、ストック情報の管理に向いており、体系的に整理して必要な時にすぐ取り出せる状態を保てます。
数値を扱うか、文章を扱うかという点も判断基準になります。売上目標、達成率、KPIなどの定量的管理はSalesforceの独壇場です。対して、プロジェクトの背景、顧客の想い、定性的なフィードバックなどの定性的管理には、表現力の高いNotionが適しています。
ツールを効果的に使い分けるための判断基準を定めたうえで、それを実際の現場でどう運用していくかが定着の鍵となります。 Modelistでは、Notionを営業の最前線で活用し、他のツールと最適に使い分ける最先端のノウハウをコンサルティングしています。ビジネス現場におけるNotion営業活用の最前線については、以下の動画で詳しく解説しています。
【アーカイブ動画】2025.03.22_Notion営業活用の最先端 w／向井俊介
使い分けの判断基準を踏まえ、社内でそれぞれのツールにどのような役割を持たせるかについて具体的に解説します。役割を明確にすることで、社員が迷うことなくツールを活用できるようになります。
Salesforceは、顧客を中心としたビジネスのコックピットとして機能します。具体的には以下の情報を集約します。
・顧客情報：企業名、担当者、連絡先、契約状況などのマスターデータ ・商談管理：案件の進捗、金額、完了予定日、フェーズ管理 ・活動履歴：電話、メール、訪問などの顧客との接触履歴 ・売上予測・分析：ダッシュボードによる予実管理、パイプライン分析
これらの数値情報をSalesforceで一元管理することで、経営層から現場まで同じ数字を見て意思決定できるようになります。
Notionは、組織の知恵を集めるナレッジベースとして機能します。具体的には以下の情報を集約します。
・社内Wiki：就業規則、福利厚生、経費精算手順などの社内ルール ・業務マニュアル：営業トークスクリプト、システム操作手順書 ・プロジェクト管理：タスクの進捗、WBS、ガントチャート（簡易的なもの） ・議事録・企画書：会議の記録、新規事業のアイデア、仕様書
Notionで情報を整理して共有することで、必要な情報をすぐに取り出せ、属人化を防ぎ業務効率を高められます。
それぞれのツールに役割を持たせるうえで、Notionを日々の活動を支える「プロセスCRM」として機能させ、顧客台帳であるSalesforceとシームレスに結びつけることが効果的です。 Modelistでは、各ツールの役割を定義し、顧客情報でツール同士を繋ぐ最適な情報管理環境の構築を支援しています。企業における情報管理の最適解については、以下の動画をご覧ください。
【ビジネスツール】顧客情報でつなぐNotion×Salesforce｜企業情報管理の最適解
SalesforceとNotionを併用する際、会社情報などが両方のプラットフォームに存在すること（二重管理）自体は前提となります。しかし、同じ情報を手作業で両方に入力する「二重入力の手間」は現場の負担を増やし、情報入力や共有が敬遠される原因になります。結果として“データがたまらず、正しい経営判断ができない”という課題を招きます。こちらでは、手動による二重入力の手間を防ぎ、スムーズに連携させるためのポイントをご紹介します。
「どの情報をどちらのツールで正（マスター）とするか」を明確にします。例えば「顧客情報はSalesforce、マニュアルはNotion」とルールを決めます。Notion上で顧客名を参照する場合は、手入力ではなくSalesforceのデータを参照する形をとります。例外を設けず、「マスター以外でデータを更新しない」ルールを徹底することがポイントです。
情報をコピー＆ペーストするのではなく、リンクや埋め込みを活用します。Salesforceの商談レコードにはNotionの議事録URLを貼り付け、NotionのプロジェクトページにはSalesforceの関連レコードへのリンクや同期表示を行います。これにより、常に正（マスター）側の最新情報を参照でき、二重入力の手間がなくなります。
手動での連携には限界があるため、APIなどを活用した自動化を検討します。例えば、Salesforceで商談が成立した時にNotionのプロジェクトページを自動作成する仕組みや、Notionで議事録を作成した際にSalesforceの活動履歴にリンクを自動追加する仕組みです。自動化により、入力漏れやミスを防ぎ、リアルタイムで情報を共有できます。
連携の仕組みを維持し、二重入力などの非効率を防ぐためには、属人的な情報管理をなくし、組織の資産として情報を型化する文化が大切です。 Modelistでは、個人に依存した情報管理から脱却し、誰もが同じ水準でデータを扱えるデジタルフレームワークの導入に伴走しています。組織の記録力でチームを変える最強のメソッドについては、以下の動画で解説しています。
【トップ人材型化】組織は“記録力”で変わる！最強のデジタルフレームワークメソッド
A．データが構造化されているか（数値や定型情報）、非構造化であるか（文章やアイデア）で判断します。Salesforceは顧客情報や売上などの構造化データ、Notionはマニュアルや議事録などの非構造化データの管理に適しています。
A．情報のマスターをどちらのツールにするかを明確に定義し、コピーではなくリンクや埋め込みを活用することが大切です。また、API連携などで自動同期させることで、手動での二重入力をなくすことができます。
A．Salesforceの強力なデータ分析力と、Notionの高いドキュメント管理や情報共有の力を組み合わせることで、定量データと定性情報の両方を効率的に活用できるようになります。これにより、組織全体の生産性と意思決定の質を向上させることができます。
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